Compte rendu ou procès-verbal? Ce qui les distingue, et cinq pièges de rédaction
Temps de lecture : 5 minutes
Nous sommes en pleine saison des assemblées. Conseils d'administration, comités de travail, assemblées générales : d'octobre à décembre, les réunions se multiplient, et quelqu'un doit en garder la trace. Cette personne, c'est peut-être vous.
Tout d'abord, une première question se pose, et elle n'est pas anodine : ce que vous rédigez, est-ce un compte rendu ou un procès-verbal ? Les deux mots s'emploient souvent l'un pour l'autre, alors qu'ils ne désignent pas la même chose et n'engagent pas la même responsabilité.
La différence en une minute
| Procès-verbal | Compte rendu | |
|---|---|---|
| Réunion | Assemblée délibérante : conseil d'administration, conseil municipal, assemblée générale | Réunion de travail ordinaire : réunion d'équipe, rencontre de projet, comité informel |
| Valeur | Document officiel, qui fait foi de ce qui s'est passé | Aucune valeur officielle |
| Adoption | Adopté par les membres à la séance suivante | Non soumis à adoption |
| Contenu | Propositions, décisions et résolutions | Échanges et suivis à faire |
| Forme | Codifiée : présent de l'indicatif, troisième personne, ton neutre | Libre |
La règle est simple. Un procès-verbal se rédige avec prudence, parce qu'il pourra être invoqué. Un compte rendu se rédige avec efficacité, parce qu'il sert surtout à ce que personne n'oublie ce qu'il doit faire.
Le test : ce document sera-t-il adopté par les membres à la prochaine séance ? Si oui, c'est un procès-verbal.
1. Les « minutes » de la réunion
C'est le premier réflexe à corriger, et l'un des plus tenaces.
✗ Je vous fais parvenir les minutes de la réunion.
✓ Je vous fais parvenir le procès-verbal de la réunion.
Minutes est un calque de l'anglais minutes of the meeting. En français, une minute est l'original d'un acte conservé par un notaire ou un greffier. Employé au sens de compte rendu d'une réunion, le mot est à éviter.
Selon le contexte, écrivez procès-verbal, compte rendu ou, plus simplement, les notes de la rencontre.
2. « Proposition secondée par »
La formule est partout dans les organisations québécoises, et pourtant elle vient directement de l'anglais to second a motion.
✗ Proposé par M. Fortin, secondé par Mme Tremblay.
✓ Proposé par M. Fortin, appuyé par Mme Tremblay.
Le verbe français est appuyer. On appuie une proposition, une candidature, une résolution. Le nom correspondant existe aussi : on parle du proposeur et de celui qui appuie.
Même remarque pour la formule de clôture : on écrit la proposition est adoptée à l'unanimité ou adoptée sur division, jamais carriée, autre calque de carried.
3. Le troisième « item » à l'ordre du jour
✗ Passons au troisième item à l'ordre du jour.
✓ Passons au troisième point à l'ordre du jour.
Au sens d'élément d'une liste ou d'une énumération, item est critiqué. Les solutions françaises sont nombreuses et souvent plus précises : point, article, sujet, question, élément.
Le mot item reste correct dans certains domaines spécialisés, notamment en psychométrie, où il désigne une question d'un test. Mais dans un ordre du jour, écrivez point.
4. « Siéger sur un comité »
✗ Mme Lavoie siège sur le comité des finances.
✓ Mme Lavoie siège au comité des finances.
La préposition vient de l'anglais to sit on a committee. En français, on siège à un comité, à un conseil, au conseil d'administration.
Profitons-en pour aborder deux autres prépositions qui trébuchent souvent dans les procès-verbaux. On dit être membre d'un comité, et non sur un comité. Et une réunion se tient à telle heure, non pour telle heure.
5. Le temps des verbes
C'est moins une faute qu'un choix de méthode, mais il change tout à la lisibilité du document.
Un procès-verbal se rédige au présent de l'indicatif, à la troisième personne, sans le je du rédacteur. Le présent donne au document son caractère intemporel : Dix ans plus tard, il se lira encore comme un constat.
✗ Mme Tremblay a proposé que l'ordre du jour soit adopté.
✓ Mme Tremblay propose que l'ordre du jour soit adopté.
Notez au passage le subjonctif après proposer que, qui est obligatoire.
Deux règles complètent celle-ci. Rapportez au discours indirect, sans guillemets, sauf si une formulation exacte doit être conservée. Et restez neutre : Le procès-verbal consigne ce qui a été décidé, jamais ce que le rédacteur en pense. Après une discussion animée est déjà une interprétation ; après discussion suffit.
À vous de jouer : corrigez cet extrait
Six écarts se sont glissés dans ces quelques lignes. Saurez-vous les trouver ?
L'EXTRAIT À CORRIGER
Procès-verbal de la réunion du comité des communications
3. Troisième item : budget de formation
M. Fortin a proposé que le budget soit reporté au prochain exercice. Proposition secondée par Mme Lavoie, qui siège sur le comité depuis 2024. Après une discussion plutôt tendue, la proposition a été carriée à l'unanimité.
LE CORRIGÉ
Procès-verbal de la réunion du comité des communications
3. Troisième point : budget de formation
M. Fortin propose que le budget soit reporté au prochain exercice. Proposition appuyée par Mme Lavoie, qui siège au comité depuis 2024. Après discussion, la proposition est adoptée à l'unanimité.
- item : dans un ordre du jour, on écrit point.
- a proposé : le procès-verbal se rédige au présent, propose.
- secondée : calque de to second, on écrit appuyée.
- siège sur le comité : on siège à un comité.
- une discussion plutôt tendue : commentaire subjectif, à remplacer par après discussion.
- carriée : calque de carried, on écrit adoptée.
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Ces cinq pièges ne sont que la partie visible. La vraie difficulté du procès-verbal se joue pendant la réunion : savoir ce qu'on note et ce qu'on laisse de côté, suivre une discussion qui part dans tous les sens, et repartir avec des notes qui se transforment en document une heure plus tard, pas trois jours après.
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