Quatre astuces pour adapter votre style d'écriture à votre public cible

Auteur: Accent Formation | Date: 20 août 2025

Un message clair, ce n'est pas seulement une question de grammaire ou de structure. C’est aussi (et surtout) une question d’adaptation. Le ton et le vocabulaire que vous utilisez influencent la façon dont votre message est reçu, compris et perçu. Savoir s’adresser à la bonne personne, de la bonne manière, est une compétence essentielle en milieu professionnel.

Voici quelques clés pour ajuster votre communication à votre public cible.

1. Identifier votre destinataire

Avant de rédiger, posez-vous les bonnes questions.

• À qui s’adresse ce message?
• Quel est le niveau de connaissance du sujet?
• Quelle relation ai-je avec cette personne (collègue, client, gestionnaire, partenaire externe)?
• Est-ce que le contexte exige de la diplomatie, de la précision, de la simplicité?

Le style, le niveau de langue et le registre de vocabulaire à adopter en découlent directement. Un même message peut être rédigé de plusieurs façons selon la personne qui le reçoit. C’est ce qu’on appelle l’adéquation au destinataire.

2. Choisir le bon ton

Le ton donne le souffle de votre message. Il traduit une intention : informer, convaincre, rassurer, demander, etc. Un ton bien choisi augmente les chances d’obtenir une réaction positive.

• Professionnel et neutre: pour les communications formelles, les lettres administratives ou les documents de référence, par exemple : « Veuillez trouver ci-joint le rapport demandé. »
• Courtois et engageant : idéal pour les courriels de travail, surtout dans une relation de collaboration, par exemple : « Je vous remercie pour votre retour et reste disponible au besoin. »
• Direct et accessible : utile pour les messages internes rapides, les infolettres ou les communications d’équipe, par exemple : « Petit rappel : la réunion est décalée à 15 h. »

Astuce : Le ton juste respecte le contexte, la hiérarchie et la culture de l’organisation.

3. Adapter votre vocabulaire

Un vocabulaire bien choisi rend votre message plus compréhensible, plus professionnel et plus nuancé.

• Évitez le jargon, surtout avec un public externe ou non spé Préférez des mots courants et des formulations explicites.
• Si certains termes techniques sont nécessaires, définissez-les ou contextualisez-les.
• N'oubliez pas que trop de mots abstraits ou de tournures administratives peuvent créer de la distance ou ralentir la lecture.

Exemple :

• Moins clair : « Nous devons procéder à l’opérationnalisation des leviers identifié  »
• Plus clair : « Nous allons mettre en place les mesures proposé  »

4. Réviser votre message selon le destinataire

La relecture en pensant au destinataire est une étape stratégique. Il ne s’agit pas seulement de corriger les fautes, mais aussi de s’assurer que le message fonctionne dans le contexte.

Posez-vous ces questions :

• Est-ce que le niveau de langage est approprié?
• Ai-je été trop technique ou trop familier?
• Le message est-il fluide, logique, bien structuré?
• Si je recevais ce message, serais-je motivé à y répondre?

Parfois, un simple changement de tournure peut créer une grande différence dans la portée du message.

Pourquoi est-ce crucial en contexte administratif?

Dans la communication administrative, chaque mot compte. Un texte mal adapté peut nuire à l’image de l’organisation, freiner la prise de décision ou créer des malentendus.

• Une tournure trop rigide peut paraître froide, distante, voire autoritaire.
• Un ton trop vague peut donner l’impression de flou ou de manque de rigueur.
• Un vocabulaire mal calibré peut faire perdre du temps aux destinataires ou les frustrer.

Bien adapter son langage, c’est aussi faire preuve d’empathie, de professionnalisme et de stratégie.

Une formation pour aller plus loin

Notre formation Rédaction administrative vous aide à ajuster vos communications selon les normes, les contextes et les destinataires. Vous apprendrez à :

• analyser la situation et à définir clairement votre objectif, votre destinataire et votre message clé;
• recueillir et à sélectionner l’information, tout en éliminant les contenus non pertinents;
• concevoir un plan écrit ou mental pour organiser vos idées de façon cohérente;
• rédiger les trois composantes clés (une introduction adaptée, un développement structuré et une conclusion percutante);
• réviser et à finaliser votre document (améliorer le style, simplifier les phrases, corriger les fautes et soigner la mise en page).

Voilà une façon concrète de rendre vos écrits aussi professionnels qu’efficaces et de bien vous faire comprendre dans tous les contextes.