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Réponses au test « Trois questions sur la prise de notes... »

1. Quelle est la meilleure façon de prendre des notes au cours d'une réunion ?
a) Tout prendre en note à la main ?
b) Enregistrer la réunion et en retranscrire les propos par la suite ?
c) Prendre des notes sur un ordinateur portable ?
d) Utiliser un stylo enregistreur numérique ?

Réponse : 
Chacune de ces façons de prendre des notes présente des avantages et des inconvénients.

a) Notes prises à la main : L'on ne réussit à écrire qu'environ 25 mots à la minute de cette façon alors qu'une personne parle en moyenne à une vitesse de 150 mots à la minute durant une réunion. Cela dit, cette approche reste la plus courante, sans doute parce que c'est aussi la plus discrète.

b) Enregistrer la réunion : Cette méthode est utile surtout dans un contexte juridique ou lorsque l'exactitude des propos est indispensable. Autrement, la transcription exige beaucoup trop de temps de travail pour être utile.

c) Notes prises à l'ordinateur : Cette façon de faire permet de prendre des notes plus rapidement qu'à la main et facilite le travail de réorganisation du contenu en vue du compte rendu ou du procès-verbal. Cependant, à peine 10 % des personnes qui suivent nos cours utilisent cet outil. Toutes sortes de raisons sont évoquées; celle qui revient le plus souvent : « Le cliquetis du clavier dérange les participantes et participants » (!).

d) Utilisation du stylo enregistreur numérique : Ce nouvel outil très discret permet de prendre des notes à la main, d'enregistrer les propos, de transférer le tout dans un ordinateur et de pouvoir retracer rapidement, dans l'enregistrement, les passages que l'on souhaite réécouter pour compléter nos notes. Gagnerait à être plus connu. Bémol : la quantité de mots transcrits reste moins élevée que lorsque l'on tape à pleine vitesse sur un ordinateur portable.

Peu importe l'outil, le plus important est de :
- Faire préciser au préalable le mandat et les attentes à l'égard de l'information souhaitée dans le compte rendu ou le procès-verbal; 
- Se munir d'un gabarit adapté au type de réunion;
- Connaitre* différentes méthodes de notation permettant d'accélérer la prise de notes;
- Adopter une méthode de sélection de l'information permettant de noter uniquement les éléments utiles.


2.  Quelle forme de compte rendu devriez-vous adopter ?
a) Le texte suivi ?
b) Le tableau synoptique (à colonnes) ?

Réponse : 
Chaque forme a ses avantages.

Le compte rendu en texte convient à votre organisation si les destinataires :
- préfèrent une lecture linéaire plutôt que par colonnes;
- souhaitent trouver un certain niveau de détail dans le texte.

Le compte rendu en tableau sera apprécié des destinataires qui :
- s'attendent à un résumé plutôt qu'à une narration de la réunion;
- privilégient les suivis.


3.  Nommez trois éléments distinctifs :
a) du compte rendu ?
b) du procès-verbal ?

Compte rendu :
- Il offre un cadre souple, adaptable au contexte;
- Il permet l'emploi d'un ordre chronologique ou d'un ordre thématique;
- Souvent, les intervenants ne sont pas nommés.

Procès-verbal :
- Il présente un formalisme nécessaire au respect des conventions;
- Il respecte l'ordre chronologique;
- Généralement, les intervenants sont nommés.

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Plus de détails à ce sujet ici :

PRISE DE NOTES, PROCÈS-VERBAL ET COMPTE RENDU

 

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